In einer Zeit, in der Wissen eine der wichtigsten Ressourcen eines Unternehmens darstellt, gewinnt ein effizienter Umgang mit Informationen zunehmend an Bedeutung. Die Basler Verkehrsbetriebe (BVB) standen vor der Herausforderung, ihre Wissensmanagement-Prozesse zu modernisieren. Das bisher genutzte Projekthandbuch entsprach nicht mehr den Anforderungen eines dynamischen, kollaborativen Arbeitsumfelds. Unser Ziel war es, ein System zu entwickeln, das Transparenz, Zusammenarbeit und Benutzerfreundlichkeit in den Vordergrund stellt.
Herausforderung
Das bestehende Projekthandbuch, ein statisches und manuell gepflegtes Dokument, stellte die Mitarbeitenden vor zahlreiche Hindernisse:
Eingeschränkte Zugänglichkeit: Informationen waren schwer auffindbar und die Navigation innerhalb des Dokuments war zeitaufwendig.
Mangelnde Flexibilität: Änderungen konnten nur von einer zentralen Stelle durchgeführt werden, was zu Verzögerungen führte.
Fehlende Kollaboration: Eine gleichzeitige Bearbeitung durch mehrere Personen war nicht möglich, was den Austausch von Ideen und die gemeinsame Arbeit erschwerte.
Unübersichtlichkeit: Über die Zeit wurden zahlreiche Inhalte hinzugefügt, ohne eine klare Struktur oder Filtermöglichkeiten, was die Übersichtlichkeit erheblich beeinträchtigte.
Diese Situation führte zu ineffizienten Arbeitsprozessen, die den Fortschritt innerhalb der Projekte verlangsamten.
Lösung
Wir wurden beauftragt, ein modernes und zukunftssicheres System zu entwickeln, das die bestehenden Probleme behebt und gleichzeitig den Mitarbeitenden ein intuitives und effizientes Arbeitswerkzeug bietet. Dies erforderte eine ganzheitliche Herangehensweise:
Analyse der Anforderungen: Um die Bedürfnisse der verschiedenen Nutzergruppen zu verstehen, führten wir intensive Workshops mit Stakeholdern durch. Dabei wurden spezifische Herausforderungen identifiziert und priorisiert.
Marktrecherche: In einem umfangreichen Auswahlprozess untersuchten wir zahlreiche digitale Plattformen und Tools, die sich durch Flexibilität, Kollaborationsmöglichkeiten und Skalierbarkeit auszeichnen.
Maßgeschneiderte Lösung: Basierend auf der Analyse entwickelten wir eine Lösung, die speziell auf die Bedürfnisse der BVB abgestimmt ist. Dabei wurde großer Wert auf Benutzerfreundlichkeit, Anpassungsfähigkeit und die Möglichkeit zur Integration zukünftiger Technologien gelegt.
Vorgehen
Bedarfsanalyse: In enger Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden und der Projektleitung (Michael Fuchs, Bereichsleiter Projekte & Standards) wurden die aktuellen Prozesse im Detail evaluiert. Dies umfasste Interviews, Fragebögen und die Beobachtung typischer Arbeitsabläufe.
Vergleich möglicher Systeme: Die Recherche umfasste eine Vielzahl von Plattformen, die anhand spezifischer Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Funktionalität und langfristige Wartung evaluiert wurden.
Entwicklung und Implementierung: Nach Auswahl der passenden Lösung migrierten wir die Daten aus dem bisherigen System. Die Inhalte wurden strukturiert, optimiert und neu organisiert, um eine einfache Handhabung zu gewährleisten.
Schulung und Einführung: Ein entscheidender Schritt war die Schulung der Mitarbeitenden. Workshops und Tutorials stellten sicher, dass alle Nutzergruppen in der Lage waren, das neue System effektiv zu nutzen.
Ergebnisse
Durch unsere Lösung konnten die Basler Verkehrsbetriebe einen bedeutenden Fortschritt in ihrer Wissensverwaltung erzielen:
Effizienzsteigerung: Die Zeit für das Auffinden und Bearbeiten von Informationen wurde um über 50 % reduziert.
Förderung der Zusammenarbeit: Teams können nun in Echtzeit an Inhalten arbeiten und Änderungen transparent nachverfolgen.
Bessere Zugänglichkeit: Die Inhalte sind nun strukturiert und mit einer leistungsstarken Suchfunktion ausgestattet, die es ermöglicht, relevante Informationen innerhalb von Sekunden zu finden.
Skalierbarkeit: Das System ist zukunftssicher und kann mit den wachsenden Anforderungen der BVB problemlos erweitert werden.
Fazit
Das Projekt war eine umfangreiche und herausfordernde Aufgabe, die nicht nur technisches Know-how, sondern auch ein tiefes Verständnis für die Bedürfnisse und Arbeitsweisen der Nutzer erforderte. Die Modernisierung des Projekthandbuchs hat nicht nur bestehende Probleme gelöst, sondern auch den Grundstein für eine nachhaltige, digitale Arbeitsweise gelegt.
Mit diesem Erfolg beweisen die Basler Verkehrsbetriebe, dass die Digitalisierung ein entscheidender Faktor für Effizienz und Innovation sein kann. Wir bei Evolvare sind stolz darauf, Teil dieser Transformation gewesen zu sein und freuen uns auf zukünftige Herausforderungen dieser Art.
Danksagung
Wir möchten uns herzlich bei den Basler Verkehrsbetrieben (BVB) für das Vertrauen und die ausgezeichnete Zusammenarbeit bedanken. Ein besonderer Dank gilt dem Projektteam und Herrn Michael Fuchs (Bereichsleiter Projekte & Standards) für ihre aktive Unterstützung und wertvollen Beiträge während des gesamten Projekts.
Ohne die offene Kommunikation und das Engagement aller Beteiligten wäre dieses Projekt in dieser Form nicht möglich gewesen. Gemeinsam konnten wir eine zukunftsweisende Lösung schaffen, die den Wissensaustausch und die Zusammenarbeit nachhaltig verbessert.
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